A partir de 1º de janeiro de 2026, contribuintes que operam com combustíveis passam a seguir novos prazos de transmissão eletrônica de informações do ICMS, definidos pelo Ato COTEPE/ICMS 152, com reflexos diretos em substituição tributária e tributação monofásica.
O ato publicado pela COTEPE/ICMS divulga e atualiza o calendário de envio eletrônico de dados para controle do ICMS combustíveis, abrangendo tanto o regime de substituição tributária quanto a tributação monofásica. Na prática, distribuidoras, refinarias, importadores e, em alguns casos, postos e demais agentes da cadeia terão de revisar rotinas, sistemas e integrações digitais para evitar atrasos, glosas e autuações.
Por Thiago Leite — Especialista em Inteligência Tributária e Sócio da L4 Taxx.
Ato COTEPE/ICMS 152: o que ele define na prática
O Ato COTEPE/ICMS 152 divulga os prazos de transmissão eletrônica de informações relacionados a três pilares da tributação do ICMS sobre combustíveis:
- o § 1º da cláusula vigésima sexta do Convênio ICMS nº 110/2007, que trata da substituição tributária do ICMS devido nas operações com combustíveis e lubrificantes;
- o § 1º da cláusula vigésima segunda do Convênio ICMS nº 199/2022, que disciplina o regime de tributação monofásica do ICMS nas operações com combustíveis;
- o § 1º da cláusula vigésima segunda do Convênio ICMS nº 15/2023, aplicado à tributação monofásica nas operações com gasolina e etanol anidro combustível.
Os prazos detalhados constam no Anexo Único do ato e passam a ser obrigatórios a partir de 1º de janeiro de 2026, impactando o controle, a apuração, o repasse, a dedução, o ressarcimento e o complemento do imposto em todo o país.
Por que esses prazos eletrônicos importam tanto para empresas de combustíveis
Na prática, o Ato COTEPE 152 não cria um novo tributo, mas altera o “relógio” da conformidade eletrônica. Em um ambiente em que:
- Os Estados cruzam dados em tempo quase real;
- A Receita acompanha fluxos de combustíveis com base em documentos fiscais digitais;
- As operações monofásicas exigem elevado grau de rastreabilidade;
qualquer atraso na transmissão de informações pode ser interpretado como indício de inconsistência, gerando notificações, glosas de créditos, perda de benefícios fiscais e, em casos mais graves, autuações e inscrição em regimes especiais de fiscalização.
Análise técnica – Thiago Leite
“Quando a legislação mexe em prazos de transmissão eletrônica, ela está mexendo, na verdade, na rotina operacional da empresa. Não é apenas ‘mandar arquivo mais cedo ou mais tarde’, é reorganizar sistemas, conciliações e fluxos de aprovação interna.”
“Empresas que tratam o tema como mero ajuste de calendário tendem a descobrir, na prática, que o problema é de arquitetura de dados. O risco não é só perder prazo, é perder consistência entre o que se transmite e o que se registra internamente.”
— Thiago Leite, L4 Taxx
Substituição Tributária x Monofásico: O que muda no controle do ICMS
De forma simplificada, o cenário pós-Ato COTEPE/ICMS 152 pode ser visualizado assim:
| Aspecto | Substituição tributária (Convênio 110/2007) | Tributação monofásica (Convênios 199/2022 e 15/2023) |
|---|---|---|
| Fato gerador principal | ICMS devido por ST nas operações subsequentes com combustíveis e lubrificantes | ICMS concentrado em uma etapa (monofásico) nas operações com combustíveis específicos |
| Obrigação eletrônica | Transmissão de informações para controle, repasse, dedução, ressarcimento e complemento | Transmissão de informações para controle, apuração monofásica, repasse e dedução |
| Momento crítico | Prazos ligados à movimentação e à responsabilidade do substituto tributário | Prazos ligados às operações da etapa monofásica (refinaria, importador, etc.) |
| Risco em caso de atraso | Glosa de ressarcimentos/compensações e autuações por descumprimento de obrigação acessória | Dificuldade em comprovar a correta apuração monofásica e risco de ajustes retroativos |
| Dependência de sistemas | Alto: integração entre NF-e, SPED, SCANC e controles internos | Alto: conciliação entre documentos fiscais, regimes específicos e obrigações acessórias |
Exemplos práticos
Exemplo 1 – Distribuidora que ajusta prazos, mas não ajusta processos
Uma distribuidora de combustíveis adequa apenas o “cronograma” de envio eletrônico para o novo calendário de 2026, mas mantém:
- Conciliações manuais e tardias;
- Cadastros de produtos e clientes desatualizados;
- Integrações frágeis entre sistemas fiscais e ERP.
Resultado: ainda que cumpra prazos formais, a empresa passa a conviver com inconsistências entre arquivos transmitidos e a realidade operacional, aumentando o risco de questionamentos, glosas e necessidade de retificação constante.
Exemplo 2 – Grupo que antecipa ajustes de governança digital
Outro grupo, também do setor de combustíveis, utiliza o período entre a publicação do ato e 1º de janeiro de 2026 para:
- Mapear todas as obrigações eletrônicas impactadas;
- Implantar rotinas automatizadas de conciliação entre NF-e, SPED e controles internos;
- Treinar equipes fiscais, contábeis e de TI sobre os novos prazos;
- Simular cenários de atrasos e definir planos de contingência.
Resultado: a adoção dos novos prazos torna-se quase natural, com menor risco de penalidades e maior segurança na interlocução com fiscos estaduais.
FAQ – principais dúvidas sobre os novos prazos eletrônicos do ICMS combustíveis
O Ato COTEPE/ICMS 152 cria um novo tributo?
Não. Ele ajusta prazos e procedimentos de transmissão eletrônica de informações, mas não institui novo tributo.
Os novos prazos valem para todo o Brasil?
Sim, o ato tem abrangência nacional, pois decorre de Convênios ICMS celebrados no âmbito do Confaz.
A partir de quando os novos prazos passam a valer?
Os prazos definidos no Anexo Único do ato devem ser observados a partir de 1º de janeiro de 2026.
Quais contribuintes são mais impactados?
Principalmente refinarias, importadores, distribuidoras e demais agentes enquadrados na substituição tributária ou no regime monofásico de combustíveis.
O que acontece se a empresa atrasar a transmissão eletrônica?
Dependendo do Estado e do volume de operações, podem ocorrer notificações, glosas de créditos, impedimento de ressarcimentos e autuações por descumprimento de obrigação acessória.
É preciso alterar contratos com clientes ou fornecedores?
Em alguns casos, sim — especialmente quando prazos de repasse de informações e de faturamento impactam a capacidade de cumprir o calendário eletrônico.
TI e fiscal precisam atuar juntos nesse tema?
Sim. A natureza eletrônica das obrigações exige forte alinhamento entre área fiscal, contábil, TI e operações.
Conclusão estratégica
O Ato COTEPE/ICMS 152 é mais do que um ajuste burocrático: ele reposiciona o tempo da conformidade fiscal no segmento de combustíveis. A partir de 2026, quem não tratar prazos eletrônicos como parte central da estratégia de governança tributária corre o risco de transformar obrigações acessórias em passivos relevantes.
Empresas que se antecipam, revisam processos, fortalecem integrações de sistemas e alinham áreas internas tendem a atravessar essa transição com menos fricção e mais previsibilidade — inclusive na relação com fiscos estaduais e com o Confaz.
Como a L4 Taxx pode apoiar sua empresa na adaptação aos novos prazos eletrônicos do ICMS
A L4 Taxx atua justamente no ponto de encontro entre legislação de ICMS combustíveis, tecnologia fiscal e governança de dados, apoiando empresas na adequação ao Ato COTEPE/ICMS 152 e aos Convênios correlatos.
Mapeamento de obrigações e impacto regulatório
- Levantamento de todas as obrigações eletrônicas impactadas pelo Ato COTEPE/ICMS 152;
- Análise de enquadramento da empresa nos regimes de ST e monofásico de combustíveis;
- Identificação de riscos de prazo, fluxo de informação e inconsistências históricas.
Estratégia de relacionamento com fiscos estaduais
- Preparação de dossiês técnicos e documentais para interlocução com fiscos;
- Apoio em eventuais questionamentos sobre atrasos ou inconsistências de transmissão;
- Alinhamento das práticas internas com entendimentos mais recentes do Confaz e dos Estados.
Diagnóstico estratégico tributário L4 Taxx
Se a sua empresa opera com combustíveis e será impactada pelos novos prazos de transmissão eletrônica do ICMS a partir de 2026, a L4 Taxx pode conduzir um diagnóstico completo, técnico e integrado, identificando riscos, ajustes prioritários e oportunidades de melhoria em processos e sistemas.
