Primeiramente, é importante lembrar que o compliance é um termo que se tornou muito mais conhecido nos últimos anos, e buscado por diversos profissionais, estudantes e empreendedores. Seu papel é muito relevante para as empresas de todos os portes e em diversos setores.
O compliance é um conjunto de práticas e procedimentos para que empresas e suas equipes estejam em conformidade com as leis e determinações dos órgãos reguladores.
Na prática, a empresa que pratica o compliance tributário consegue desenvolver um ambiente mais ético, íntegro e seguro, e ainda melhora sua credibilidade diante dos mercados nos quais atua.
Na hora de organizar e acompanhar as folhas de pagamento de uma empresa, não é diferente: o compliance é uma ferramenta fundamental e que pode ser colocada em prática por meio de auditoria.
A auditoria é um processo no qual determinadas questões corporativas são submetidas à análise crítica de um ou vários especialistas no assunto. Ao ser aplicada nas folhas de pagamentos, em específico, a auditoria reúne todos os documentos e cálculos que envolvem os salários dos colaboradores e os submete à análise desses profissionais.
Preparamos esse artigo para que você possa entender os benefícios e especificidades da auditoria na folha de pagamentos e os principais pontos que envolvem esse processo. Boa leitura!
O que acontece durante uma auditoria
Para realizar uma auditoria, os analistas desenvolvem um olhar crítico e investigativo sobre as rotinas e aplicação das normas trabalhistas. Isso tem como finalidade promover mais segurança no processo e garantir que os pagamentos estão sendo realizados de acordo com as leis e regulamentações.
A atividade tem como principal benefício manter a conformidade para a empresa e os direitos dos colaboradores. Confira alguns dos principais pontos auditados:
- Processos existentes;
- Multas e artigos infringidos;
- Cálculos de férias;
- Rescisões e folhas;
- Cálculos de tributos trabalhistas e sindicais;
- Rubricas pagas e descontadas;
- Observações sobre a Consolidação das Leis Trabalhistas e Convenções.
Validação do recolhimento dos impostos trabalhistas
Esse trabalho engloba a análise de todas as verbas trabalhistas para verificar quais têm incidência de INSS, Imposto de Renda e do FGTS – Fundo de Garantia do Tempo de Serviço.
Para a validação, é importante analisar todos os eventos, pois qualquer divergência no cálculo causará diferença no recolhimento do imposto, inclusive no que tange o percentual correto do RAT.
Quanto ao FGTS, o auditor deve averiguar se as bases para o recolhimento estão corretas e se as informações que constam na GFIP são adequadas à realidade e à legislação.
Além disso, no que se refere ao Imposto de Renda, o maior índice de erros no cálculo do imposto está relacionado à consideração ou não de dependentes.
Por este motivo, realiza-se a consolidação da folha de pagamento com a própria ficha de cada colaborador da empresa e é validada a existência ou não de dependentes para o imposto de renda.
A importância de analisar os cálculos
A existência de diferenças nos cálculos é outro fator determinante para as causas trabalhistas; e entre os procedimentos analisados, deve ser apontado se as médias variáveis elencadas estão corretas.
Também deve ser apurado se a remuneração paga está de acordo com a função do(a) colaborador(a), seguindo as normas estabelecidas pelas convenções coletivas de trabalho (CCT) e com o acordado com o funcionário.
Outro fator que precisa ser analisado a fim de evitar reclamações trabalhistas são os benefícios, visto que muitas empresas negligenciam alguns benefícios estipulados pelos sindicatos.
Com a auditoria, torna-se possível argumentar e apontar aos gestores quais são os benefícios principais e de que forma a empresa pode ser afetada pelo não cumprimento desses fatores. Como exemplos, podemos citar os vale-refeição, vale-alimentação, auxílio-estudo, entre outros.
Apuração dos descontos
É comum a muitas empresas realizar o desconto na folha de pagamento de danos causados pelo colaborador. No entanto, é necessário ter cuidado com esses descontos, pois eles precisam ser prudentes perante a lei.
Segundo prevê a CLT, no Art. 462, parágrafo 1º, o empregador pode descontar valores relacionados a danos causados pelo colaborador, desde que esse abatimento esteja previsto no contrato de trabalho.
Mas, atualmente, o principal desconto que gera impactos negativos entre empregadores e colaboradores e erros na folha de pagamento são os atestados médicos e atestados de comparecimento em consultas.
Enquanto o primeiro determina que a empresa deve abonar as horas ou a falta do colaborador, o segundo permite o desconto. Além disso, a legislação trabalhista restringe um percentual do salário-base para realizar esse desconto, e, deste modo, o auditor deve adicionar como parte dos seus procedimentos a análise dessa operação.
Redução do Turnover
Com a realização da auditoria da folha de pagamento, todas as obrigações e os direitos dos trabalhadores são assegurados, mostrando assim a cultura de ética da empresa. Leia mais sobre Turnover, clicando aqui.
Dessa forma, é possível assegurar a permanência por mais tempo dos seus colaboradores e reduzir a rotatividade dentro do quadro de funcionários – um movimento em ascensão no mercado, causado por diversos motivos que resultam na insatisfação e saída dos colaboradores.
Com a auditoria, os resultados e melhorias aparecem. As vantagens de realizar uma auditoria em folha de pagamento são inúmeras, mas destacamos aqui as principais delas.
Um grande benefício é a prevenção de débitos advindos de multas e processos trabalhistas, que decorrem de pagamentos errados de salários e benefícios. Isso também protegerá a sua empresa contra passivos trabalhistas envolvendo FGTS e INSS.
Esse tipo de serviço também evita o cometimento de alguns erros que, à primeira vista, podem parecer simples, mas acabam passando sem serem notados pelo departamento pessoal.
Alguns erros comuns que são evitados com a realização do processo de auditoria em folha de pagamento são:
- Pagamentos desnecessários;
- Contribuição para vale-transporte maior que o obrigatório;
- Pagamento de benefícios a funcionários desligados da empresa, afastados ou de férias;
- Descontos realizados de forma incorreta, que geram reclamações trabalhistas;
- Perda de prazo para entrega de obrigações acessórias, a exemplo do eSocial.
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